In de vorige weblogs zijn onderwerpen zoals risico’s, trends en mogelijke locaties m.b.t. BPO besproken. Hoe pak je het nu als je als organisatie hebt besloten om de stap te nemen richting outsourcing m.a.w. hoe stel je een goede business case op? Over het algemeen ligt de focus van organisaties op kostenreductie als het gaat om outsourcing, maar voor een goede business case zijn meer onderwerpen van groot belang.
Om een solide business case op te stellen moeten de volgende onderwerpen zorgvuldig worden uitgewerkt:
Beperkingen – De grenzen waarbinnen de organisaties mogen opereren is belangrijke input voor de business case. Denk hierbij aan juridische grenzen zoals boekhoudregels alsook industrie specifieke beperkingen.
Kosten – De algemene kosten zijn vaak goed inzichtelijk, maar men moet bij het opstellen van de business case ook rekening houden met kosten die niet direct inzichtelijk zijn. Voorbeelden van zulk soort kosten zijn investeringen van software en hardware wanneer deze organisatiespecifiek zijn. Ook interne trainingen zijn kosten die niet vergeten mogen worden.
Resultaten – Organisaties moeten goed voor ogen hebben welke resultaten en waarden ze willen behalen met het oursourcen. Daarbij is het van belang dat ze deze kunnen meten. Bij het opstellen van de business case moet daarom tevens gedacht worden aan het opstellen van KPIs bijvoorbeeld de doorlooptijd van het proces.
Risico – In de vorige weblogs is uitvoerig ingegaan op de verschillende soorten risico’s die samengaan met outsourcing. Zoals ik ook al in eerdere blogs heb aangegeven is het bijna niet mogelijk om alle risico’s te identificeren. De focus moet daarom meer liggen op factoren en middelen die risico’s kunnen minimaliseren.
Tijd – Afspraken op het gebied van deadlines (maandafsluiting) die gelden binnen de organisatie moeten duidelijk omschreven worden zodat het voor de outsourcing organisatie ook duidelijk is wanneer zij iets moeten opleveren. Daarbij moeten tevens de tijdslijnen aangegeven worden die gelden als opstartperiode en waarna men kan verwachten dat de outsourcing het gewenste resultaat heeft behaald.
Door bovenstaande onderwerpen grondig te beschrijven zal het een solide business case zijn waarmee het management van een organisatie een goed beeld kan krijgen van wat nu de echte waarde van een BPO voor hen is.
Onder de onderwerpen die genoemd zijn, is niet aangegeven hoe je bepaald welke outsourcing organisatie het beste bij jouw organisatie past. Door Wienskowska en Stronka[1] is een zogenaamde SWOT analyse opgesteld om te analyseren welke organisatie het beste bij je past. De drie pijlers van hun aanpak zijn kosten, kwaliteit en risico. Bij kosten wordt dan vooral gekeken naar waar komen de besparingen vandaan bij het outsourcing partnership? De mogelijke outsourcing kandidaat moet tevens in staat zijn om continue kwaliteitsverbeteringen door te kunnen voeren en hier proactief in mee wil denken. Ook de risico’s die het outsourcing met zich meebrengen spelen natuurlijk een grote rol en dan vooral afspraken omtrent wie het risico draagt. Deze drie pijlers moeten alledrie voldoen aan de eisen die een organisatie stelt. Hun opmerking is dan ook: “Niet de laagste prijs is beslissend maar het verschil tussen voordelen en kosten”.
Tevens is het van groot belang dat de beide culturen van de samenwerkende organisatie samen kunnen gaan. Indien de culturen te verschillend zijn, zal een samenwerking heel moeizaam verlopen en misschien wel mislukken. De service van de outsourcing organisatie zal in veel gevallen niet heel veel van elkaar verschillen, maar het gaat om de manier waarop beide organisaties samenwerken. Zeker aangezien outsource contracten vaak voor een aantal jaren worden aangegaan. Dit is moeilijk te beschrijven in een business case maar moet zeker meegenomen in het besluit richting de outsourcing partner. Wat ik duidelijk wil maken met deze weblog is dat men de waarde van een solide business case voor outsouring niet moet onderschatten. Een succesvolle outsourcing begint namelijk met een solide business case!
[1] Wienskowska, M. & Stronka, W., Is Outsourcing “A Three-Legged Stool”?!
Ben jij de bijna afgestudeerde student die graag op de hoogte blijft van de laatste technologische ontwikkelingen en innovatie? Accenture biedt speciaal voor 25 geselecteerde studenten een geheel verzorgde vliegreis naar onze 
Wouldn’t that be nice? RFID makes it happen! 
.bmp)
