Onder de titel ‘Risicoaverse overheid moet af van reflex om alles in eigen beheer te willen doen’ is in het FD van 2 oktober een artikel van mijzelf samen met Barbara Baarsma van SEO verschenen.

Bijgaand de tekst van het artikel, waarin Barbara en ik er voor pleiten om een aantal voorlopers in de overheid op rationele gronden te laten bepalen of Business Process Outsourcing voordelen kan bieden voor de nederlandse overheid.

Overheid laat voordelen van uitbesteding links liggen

Van de in april verschenen heroverwegingsrapporten ging er één over de bedrijfsvoering van de overheid. ‘Van schaven naar sturen’ is de titel. Onder druk van oplopende begrotingstekorten wil de overheid de sturing en beheersing van haar bedrijfsprocessen efficiënter maken. Het had voor de hand gelegen om in deze zoektocht naar efficiëntiewinsten het uitbesteden van bedrijfsprocessen te overwegen. Dat is echter niet gebeurd.

Uitbesteding van bedrijfsprocessen komt binnen de overheid niet voor. Dit maakt duidelijk dat een expliciete afweging en strategische visie ten aanzien van uitbesteding ontbreekt. De overheid zet liever in op centralisatie. Denk aan shared service centers als P-direkt waar alle HRM zaken rijksbreed worden uitgevoerd. Uitbesteding wordt niet gezien als reële optie, maar meer als langetermijnmogelijkheid als blijkt dat centralisatie succesvol is doorgevoerd. En dat kan nog wel even duren.

Dat is jammer, zowel voor de burger die baat heeft bij een kwalitatief betere dienstverlening van de overheid als voor voor de belastingbetaler die baat heeft bij een zo efficiënt mogelijke besteding van belastinggeld. Uitbesteding van bedrijfsprocessen is natuurlijk niet altijd de beste optie, maar de overheid doet zichzelf en de belastingbetaler tekort door niet eens een systematische afweging van de voor- en nadelen te maken.

Zelf doen is nog altijd de Haagse reflex. Dat geeft een gevoel van autonomie voor de overheidsdienst en is ook wel zo gemakkelijk: alles zelf doen past in een risicoaverse omgeving waar het belangrijker is de ministeriële verantwoordelijkheid te bewaken dan efficiënt te werken. De disciplinerende werking van de wortel en stok bestaat niet binnen de overheid. Er is geen wortel, omdat besparingen niet leiden tot meer winst. En er is geen stok, omdat overheidsdiensten geen klanten kunnen verliezen en niet failliet kunnen gaan. Wel kunnen overheidsdiensten reputatieschade oplopen en dat staat het denken over uitbesteden in de weg. Wortels en stokken werken alleen in een verdieneconomie en niet in een krijgeconomie. Dat is ook de belangrijkste reden dat in de private sector wel op grote schaal bedrijfsprocessen worden uitbesteed, zoals administratieve processen en call centers.B

Waarom kan uitbesteding van bedrijfsprocessen ook voor de overheid voordelig zijn? Ten eerste kunnen met uitbesteding kostenbesparingen worden gerealiseerd. Uitbestedingorganisaties voeren activiteiten uit voor meerdere klanten en behalen zo schaalvoordelen. Ook kan de overheid flexibel inkopen en hoeft niet – zoals nu – een vaste capaciteit in huis te worden aangehouden. Bovendien kan door uitbesteding het aantal ambtenaren worden verlaagd. Dat vinden we echter geen goede motivatie om tot uitbesteding over te gaan. Het gaat immers niet om het aantal ambtenaren, maar om de totale kosten van de bedrijfsvoering.

Behalve kostenvoordelen zijn er ook kwalitatieve voordelen. Uitbesteding kan toegang geven tot de nieuwste kennis en technologieën of leiden tot een meer klant- en resultaatgerichte houding bij de uitvoering. Verder maakt uitbesteding het voor de overheidsorganisatie mogelijk om zich meer toe te leggen op haar kerncompetenties en -taken.

Aan uitbesteding van bedrijfsprocessen zijn ook nadelen verbonden. Zo kan er kennis en ervaring uit de overheidsorganisatie verdwijnen. Tegelijkertijd moeten de competenties op het gebied van opdrachtgeverschap vergroot worden binnen de overheid, en dat kost tijd. Uitbesteden kan ook extra kosten met zich meebrengen. Er moet BTW worden be-taald en er is in veel gevallen een aanbestedingsplicht. Dat laatste blijkt in de praktijk veel gedoe, tijd en geld te kosten, ook voor de aanbestedende dienst.

Voorts geldt: onbekend maakt onbemind. De Nederlandse overheid heeft nog nauwelijks ervaring met het uitbesteden van bedrijfsprocessen. Het blijft vaak hangen bij ICT, catering, beveiliging en andere facilitaire taken. Vooral bij de uitbesteding van ICT is in de afgelopen jaren een beperkt aantal, maar beeldbepalende negatieve ervaringen opge-daan.

Ten opzichte van een aantal jaar geleden is er wel iets veranderd in het denken bij de rijksoverheid over uitbesteden. Er is een kleine voorhoede die de uitbestedingoptie op zijn merites wil beoordelen. Deze voorlopers krijgen echter onvoldoende ruimte en vertrouwen van de rest van de organisatie, omdat het voor velen belangrijker is om te voor-komen dat de leiding in politieke problemen komt. Van een professionele en kostenbewuste rijksoverheid mag verwacht worden dat de inrichting van de bedrijfsvoering op rationele gronden geschiedt.

Prof. dr. Barbara Baarsma (directeur SEO Economisch Onderzoek) en drs. Geert van den Goor (executive partner Accenture Health & Public Service)