Today’s focus on cost reduction presents procurement with a rare opportunity to transform purchasing practices with strategic changes that push beyond immediate savings to achieve long-term competitive advantage. Yet purchasing managers are overwhelmed with all these demands, making it difficult to plot the path forward. lees verder…

In de vorige weblogs zijn onderwerpen zoals risico’s, trends en mogelijke locaties m.b.t. BPO besproken. Hoe pak je het nu als je als organisatie hebt besloten om de stap te nemen richting outsourcing m.a.w. hoe stel je een goede business case op? Over het algemeen ligt de focus van organisaties op kostenreductie als het gaat om outsourcing, maar voor een goede business case zijn meer onderwerpen van groot belang.

Om een solide business case op te stellen moeten de volgende onderwerpen zorgvuldig worden uitgewerkt:

Beperkingen – De grenzen waarbinnen de organisaties mogen opereren is belangrijke input voor de business case. Denk hierbij aan juridische grenzen zoals boekhoudregels alsook industrie specifieke beperkingen.

Kosten – De algemene kosten zijn vaak goed inzichtelijk, maar men moet bij het opstellen van de business case ook rekening houden met kosten die niet direct inzichtelijk zijn. Voorbeelden van zulk soort kosten zijn investeringen van software en hardware wanneer deze organisatiespecifiek zijn. Ook interne trainingen zijn kosten die niet vergeten mogen worden.

Resultaten – Organisaties moeten goed voor ogen hebben welke resultaten en waarden ze willen behalen met het oursourcen. Daarbij is het van belang dat ze deze kunnen meten. Bij het opstellen van de business case moet daarom tevens gedacht worden aan het opstellen van KPIs bijvoorbeeld de doorlooptijd van het proces.

Risico – In de vorige weblogs is uitvoerig ingegaan op de verschillende soorten risico’s die samengaan met outsourcing. Zoals ik ook al in eerdere blogs heb aangegeven is het bijna niet mogelijk om alle risico’s te identificeren. De focus moet daarom meer liggen op factoren en middelen die risico’s kunnen minimaliseren.

Tijd – Afspraken op het gebied van deadlines (maandafsluiting) die gelden binnen de organisatie moeten duidelijk omschreven worden zodat het voor de outsourcing organisatie ook duidelijk is wanneer zij iets moeten opleveren. Daarbij moeten tevens de tijdslijnen aangegeven worden die gelden als opstartperiode en waarna men kan verwachten dat de outsourcing het gewenste resultaat heeft behaald.

Door bovenstaande onderwerpen grondig te beschrijven zal het een solide business case zijn waarmee het management van een organisatie een goed beeld kan krijgen van wat nu de echte waarde van een BPO voor hen is.

Onder de onderwerpen die genoemd zijn, is niet aangegeven hoe je bepaald welke outsourcing organisatie het beste bij jouw organisatie past. Door Wienskowska en Stronka[1] is een zogenaamde SWOT analyse opgesteld om te analyseren welke organisatie het beste bij je past. De drie pijlers van hun aanpak zijn kosten, kwaliteit en risico. Bij kosten wordt dan vooral gekeken naar waar komen de besparingen vandaan bij het outsourcing partnership? De mogelijke outsourcing kandidaat moet tevens in staat zijn om continue kwaliteitsverbeteringen door te kunnen voeren en hier proactief in mee wil denken. Ook de risico’s die het outsourcing met zich meebrengen spelen natuurlijk een grote rol en dan vooral afspraken omtrent wie het risico draagt. Deze drie pijlers moeten alledrie voldoen aan de eisen die een organisatie stelt. Hun opmerking is dan ook: “Niet de laagste prijs is beslissend maar het verschil tussen voordelen en kosten”.

Tevens is het van groot belang dat de beide culturen van de samenwerkende organisatie samen kunnen gaan. Indien de culturen te verschillend zijn, zal een samenwerking heel moeizaam verlopen en misschien wel mislukken. De service van de outsourcing organisatie zal in veel gevallen niet heel veel van elkaar verschillen, maar het gaat om de manier waarop beide organisaties samenwerken. Zeker aangezien outsource contracten vaak voor een aantal jaren worden aangegaan. Dit is moeilijk te beschrijven in een business case maar moet zeker meegenomen in het besluit richting de outsourcing partner. Wat ik duidelijk wil maken met deze weblog is dat men de waarde van een solide business case voor outsouring niet moet onderschatten. Een succesvolle outsourcing begint namelijk met een solide business case!

  [1] Wienskowska, M. & Stronka, W., Is Outsourcing “A Three-Legged Stool”?!
 

Looking at the future of Procurement I see enormous challenges and opportunities. Traditionally the generic Procurement Value proposition mainly focuses around spend savings and sustainability. Recently we see various trends bringing this value proposition at risk. lees verder…

Waar in de beginjaren ondernemingen de voorkeur gaven aan het uitbesteden aan service providers met een vestiging in de regio (near-shoring), worden tegenwoordig steeds meer activiteiten over de grens uitgevoerd (off-shoring).

Uit onderzoek van Everest Research Institute (http://www.everestresearchinstitute.com/Product/10060) is gebleken dat de offshore BPO industrie over de afgelopen 3 jaar met meer dan 35% gegroeid is naar $28 miljard aan omzet. Deze groei laat eens te meer zien dat het uitbesteden van bedrijfsprocessen tot de dagelijkse gang van zaken behoort, maar ook dat de markt aan het verschuiven is van nearshoring naar offshoring en zelfs naar global sourcing van de dienstverlening.

lees verder…

Momenteel lees ik regelmatig artikelen die stellen dat de BPO trends en ontwikkelingen in verschillende landen veelal vergelijkbaar zijn. Deze trends en verwachtingen worden voor Finance BPO vaak gebaseerd op uitspraken van CFO’s en financiële managers.

Deze artikelen hebben mij aan het denken gezet; gelden deze trends en verwachtingen ook binnen de Benelux?  Zijn de trends en verwachtingen van de CFO’s en financiële managers binnen de Benelux vergelijkbaar met bijvoorbeeld de Angelsaksische wereld (en dan vooral Amerika)? lees verder…

In voorgaande blog posts hebben we regelmatig de risico’s doorgelicht van outsourcing in het algemeen, de risico’s van de bedrijfsprocessen in outsourcing en de selectie van de BPO partner. Een belangrijk aspect in outsourcing wat we nog niet hebben besproken, ligt tussen deze voorgaande blog posts in: ná het selecteren van de BPO partner en vóór het daadwerkelijk outsourcing van de processen willen we het risico van outsourcing maximaal managen middels een goed contract. lees verder…

De Finance functies van veel grote bedrijven hebben zich in de loop der tijd vaak organisch ontwikkeld. Deze evolutie van Finance processen kan ertoe leiden dat binnen één organisatie meerdere afdelingen zich bezighouden met Finance. Deze verschillende afdelingen maken dan natuurlijk gebruik van hun eigen systemen en werkwijzen en dit alles verspreid over meerdere locaties.  In Dergelijke gevallen zijn er vaak goede mogelijkheden voor het realiseren van kostenreducties en kwaliteitsverbeteringen. Zoals ik al vaker ik deze blog heb aangegeven, kan Business Process Outsourcing (BPO) in dit geval een oplossing bieden. Naast BPO is er echter ook nog de optie om te kiezen voor een Shared Services Center (SSC).

In deze post zal ik ingaan op de verschillen en overeenkomsten tussen BPO en SSC’s. Daarnaast zal ik een aantal redenen uiteenzetten die bedrijven in de praktijk gebruiken bij de keuze tussen BPO en Shared Services. Ik zal tenslotte afsluiten met enkele actuele ontwikkelingen op het gebied van BPO en SSC’s. lees verder…

Nadat in de vorige artikelen dieper is ingegaan op een aantal risico’s wordt duidelijk dat een onderneming niet onoverdacht over moet gaan naar BPO. In dit artikel zullen we wat dieper ingaan op mogelijke criteria bij de keuze van een BPO partner, ten einde de risico’s zo veel mogelijk te beperken.

Een cruciale stap in de overgang naar outsourcing is het selecteren van de BPO partij. De mate van succes van outsourcing is direct gelieerd aan de optimalisatie van dit besluitvormingsproces. Maar wat zijn nou de juiste criteria om een goede BPO partner te selecteren? lees verder…

Jaren heb ik getwijfeld aan de toegevoegde waarde van CMMi, maar ik moet zeggen dat na de CMMi Level 3 appraisal in het Almere Delivery Center in 1997 mijn beeld duidelijk is veranderd. lees verder…

Outsourcing van de niet-bedrijfsprocessen kan leiden tot diverse bedrijfseconomische voordelen; zoals het realiseren van kostenbesparing, het kunnen richten op kerntaken en het verhogen van de kwaliteit van de bedrijfsprocessen. Outsourcing brengt echter ook risico’s met zich mee, zoals ik besprak in mijn laatste post over de wijze waarop de risico’s van Outsourcing te beheersen zijn. Eén van de voornaamste risico’s van Outsourcing, zeker in de perceptie van de beslissingsnemers bij grote multinationaal opererende organisaties, is het verlies van controle over de bedrijfsprocessen. lees verder…